Ruxandra Sava
Toate companiile din România, indiferent de dimensiune sau de cifra de afaceri, trebuie să se ocupe și de implementarea GDPR. Nu e de mirare că în ultimii ani, pe fondul digitalizării afacerilor, cererea pentru servicii în domeniul implementării normelor privind protecția datelor cu caracter personal a crescut și, în cadrul companiilor, s-au creat noi locuri de muncă, iar piața specialiștilor este încă în formare.
Prin acest articol, îmi propun să prezint un top al celor mai frecvente șapte greșeli pe care le fac companiile atunci când implementează GDPR și să explic ce trebuie făcut pentru a evita aceste greșeli. Am o experiență de peste 8 ani în aplicarea normelor GDPR în cadrul companiilor de toate dimensiunile, iar acest top a fost construit ca urmare a experiențelor mele din ultimii ani.
Te-ar putea interesa și:
Am văzut numeroase companii care dețin 2-3 hârtii și le consideră „implementare GDPR”. Sau altele care consideră că respectă GDPR deoarece au utilizat „platformă-minune” sau că IT-ul le-a confirmat că este totul bine. Ca să nu mai spun că unele firme au mandatat contabilul să le întocmeascăprocedurile GDPR, în schimbul unei sume de bani derizorii. Alte firme. în schimb, au efectuat implementarea doar „pe hârtie”, fără corespondent în realitate și în procesele de afaceri.
Implementarea GDPR înseamnă mai mult decât un simplu formular de consimțământ. Îți trebuie, printre altele, registrele obligatorii, notele de informare pentru categoriile de persoane (clienți, angajați, vizitatori pe site, etc), formulare de consimțământ, analize ale interesului legitim dacă ai sisteme CCTV sau alte tipuri de prelucrări, proceduri tehnice și organizatorice de securitate informatică, acces, criptare, ștergere, instruirea personalului. 👉Dacă vrei să vezi o listă de documente obligatorii pentru implementarea GDPR, poți arunca o privire pe lista de documente din KIT-ul GDPR Premium.
O altă greșeală frecventă pe care o fac multe companii este să uite procedurile GDPR într-un dosar ani de zile. Adevărul este că implementarea GDPR este un proces continuu, cuprins din trei faze – audit, implementare, mentenanță. Mentenanța include revizuirea anuală sau bienală a procedurilor sau atunci când trebuie în funcție de modificările în companie sau de modificările legislative.
👉Dacă vrei să afli cum să implementezi GDPR de la A la Z, te invit să te înscrii la acest webinar despre implementarea GDPR.
Multe companii numesc, în mod formal, un responsabil cu protecția datelor, dar acesta nu își îndeplinește sarcinile și competențele specifice în temeiul GDPR. O astfel de numire formală nu aduce niciun beneficiu companiei în afara de acela de a bifa obligația de numire a responsabilului atunci când numirea acestuia este obligatorie. Pentru a respecta GDPR și a preveni să fii amendat, responsabilul cu protecția datelor trebuie să fie implicat activ și în timp util în toate procesele de business care vizează prelucrarea datelor cu caracter personal.
Implementează GDPR și evită amenzile!
Nu poți copia Termenii și condițiile de pe alte site-uri deoarece vei încălca drepturile de autor ale altor persoane. În plus, este foarte probabil ca acele documente să nu se poată aplica și la activitatea online a afacerii tale deoarece fiecare afacere are particularitățile ei. În plus, există riscul ca locul de unde copiezi să utilizeze un șablon neactualizat cu legislația sau care nu conține toate elementele obligatorii conform legii. 👉Dacă ai nevoie de documente bine scrise și ușor adaptabile pentru un magazin online, poți achiziționa KIT-ul nostru pentru magazine online de aici.
Una dintre cele mai dese situații pentru care companiile din România sunt amendate în domeniul GDPR apare atunci când companiile fie ignoră cererile de ștergere, acces, restricționare, etc, fie nu răspund la aceste cereri conform procedurii legale.
Este important de știut că și în situația în care o cerere este neîntemeiată, companiile trebuie să răspundă în termen de o lună de zile și să explice motivele pentru care nu dau curs cererii, precum și alte informații obligatorii conform legii. Printre aceste informații se numără indicarea drepturilor de a se adresa justiției sau ANSPDCP.
Măsurile tehnice și organizatorice cuprinse în procedurile scrise trebuie să fie și implementate efectiv. De la setările de securitate, până la semnarea procedurilor GDPR și a acordurilor de confidențialitate, toate aceste măsuri trebuie implementate efectiv și îmbunătățite pe tot ciclul de viață al unei companii.
GDPR nu este doar problema conducerii. Aplicarea practică a acestui Regulament este de interes pentru toți angajații și colaboratorii unei companii. Acești angajați și colaboratori trebuie instruiți constant în domeniul GDPR, într-un limbaj pe care îl pot înțelege și conform atribuțiilor pe care le au de îndeplinit în cadrul firmei. Instruirea trebuie realizată la angajare și, în mod continuu, cel puțin o dată pe an.
De exemplu, angajații în domeniul marketing trebuie să știe cum să efectueze campanii de marketing fără să încalce GDPR, angajații de la HR trebuie să cunoască cum să respecte GDPR în raport cu angajații și colaboratorii, consilierii juridici trebuie să știe cum se întocmesc în practică acordurile de prelucrare și alte documente juridice privitoare la GDPR, IT-ul trebuie să implementeze măsurile de securitate, iar femeia de serviciu trebuie să știe că nu este permis să arunce la coșul de gunoi hârtii care conțin date cu caracter personal și care nu au fost distruse în prealabil.
Mai mult decât atât, toate instruirile de personal trebuie documentate pentru un eventual control al ANSPDCP. Eu, de exemplum, după organizarea fiecărui training, redactez un proces-verbal pe care îl transmit mai departe spre semnare conducerii și angajaților care au participat la training.
👉 Dacă ai nevoie de un responsabil cu protecția datelor externalizat care oferă și instruirea personalului, consultă oferta mea de servicii aici.
În concluzie, implementarea GDPR nu se rezumă la câteva documente standard, ci presupune un proces continuu de conformare și adaptare la schimbările din companie și din legislație. Evitarea greșelilor prezentate mai sus poate face diferența între o afacere expusă riscurilor și una protejată, credibilă și competitivă pe termen lung. O abordare responsabilă și consecventă a protecției datelor cu caracter personal consolidează încrederea clienților și protejează reputația companiei.
Politica de confidențialitate, Termeni și Condiții, Politica Cookies, Politica de livrare și Politica de retur. Documente scrise de avocat.
