Urmează un val de amenzi GDPR? Ruxandra Sava: sunt avocat, nu futurolog.

Prima amendă GDPR în România a adus, așa cum era de așteptat, un val de opinii și analize ale profesioniștilor în domeniu. Deși ne putem pune semne de întrebare serioase cu privire la validitatea unor opinii care se bazează doar pe un comunicat de presă al ANSPDCP, fără a cunoaște detaliile investigației (care s-a desfășurat pe o perioadă de 7 luni) și fără a vedea procesul-verbal de contravenție, reiese clar că UniCredit Bank a fost amendată cu 130.000 euro pentru încălcarea GDPR. Cred că ar trebui să evităm analizele superficiale care folosesc termeni precum măsuri organizaționale  organizatorice, politici adecvate, privacy by design, minimizare, fără a explica adevăratul sens și implicația practică.

Păreri sunt multe și cred că e prea devreme pentru a trage concluzii. Urmează un val de amenzi? Probabil, dar ar trebui să iei în calcul că eu sunt avocat, nu futurolog. Pot să spun că în trecut ANSPDCP a sancționat pe vechea lege mii de companii din România, fără a discrimina în funcție de cifra de afaceri sau domeniul de activitate. Probabil la fel va fi situația și cu GDPR. Dar eu nu pot să prevăd viitorul și nici nu îmi doresc să fac politică. Situația poate fi rezumată într-o frază: există o lege, respectarea ei nu este opțională și pot exista consecințe.

Probabil ne-am grăbit să emitem predicții cu privire la comportamentul ANSPDCP și am uitat să analizăm esențialul. Și cred că prima întrebare pe care trebuie să ne-o punem este:

Pentru ce a fost amendată UniCredit?

Am fost plăcut surprinsă când am aflat că prima amendă GDPR în România a fost dată pentru nerespectarea principiilor „Privacy by design” și „Privacy by default”. Nerespectarea acestor principii a condus către încălcarea principiului minimizării datelor: au fost procesate mai multe date decât era necesar, în speță, beneficiarii plăților puteau vedea CNP-urile plătitorilor. Nu există nicio justificare pentru care cel care primește o plată să aibă nevoie să cunoască CNP-ul plătitorului. S-a ajuns în această situație pentru că nu au fost implementate măsuri adecvate pentru confidențialitatea datelor, încă din momentul conceperii respectivului sistem informatic (Privacy by design) și nici după ce a fost pus la dispoziția clienților (Privacy by default).

Te-ar putea interesa și:

• Prima amenda GDPR în România. 130.000 euro pentru UniCredit Bank.

• O nouă amendă GDPR. Un hotel a fost amendat cu 15.000 euro pentru absența documentației GDPR.

• Manual implementare GDPR

Ce înseamnă Privacy by Design?

Pe scurt, „Privacy by design” înseamnă că ar trebui să ne gândim la confidențialitatea și protecția datelor cu caracter personal încă din momentul în care proiectul (aplicație/site/platformă/alt sistem informatic) se află în fază de concept. Majoritatea companiilor se orientează în prezent pe optimizarea proceselor de business, dezvoltând sisteme și produse care să le ajute să lucreze mai simplu. Dar au apus vremurile când pasai proiectul către IT și îl utilizai imediat ce era implementat tehnic. Acum, când ai un proiect pe masă, trebuie să îți pui întrebări cu privire la cum vei proteja datele cu caracter personal. Ai putea găsi utile întrebările de mai jos:

KIT GDPR Premium

 

Respectă proiectul legislația?

Este puțin probabil ca proiectul să respecte legislația încă din faza de concept fără a fi implementat și recomandările avocaților/consilierilor juridici. Cu cât e mai nou proiectul, cu atât este nevoie de opinia unui specialist. GDPR este doar unul dintre domeniile de drept care își pot spune cuvântul cu privire la legalitatea unui proiect informatic. În funcție de specificul proiectului, va trebui să respecți și alte legi: legislația comerțului electronic, legislația consumatorului, legislația publicității, concurenței, proprietate intelectuală etc.

Ca avocat specializat pe dreptul tehnologiei, am lucrat la o serie de proiecte inovative în România și m-am ocupat de conformitatea cu GDPR și alte dispoziții legale. Toate proiectele online trebuie să respecte GDPR, dar în funcție de activitatea desfășurată, este posibil să fie incidente și alte dispoziții legale. E mai ușor să previi decât să repari, de aceea ar trebui să îți pui întrebările potrivite încă din faza de concept. Un avocat te poate ajuta să identifici probleme și să găsești soluțiile potrivite.

• magazine online. Deși majoritatea magazinelor online trebuie să acorde o atenție deosebită legislației protecției consumatorului, GDPR, legislației comerțului electronic, legislației publicității, concurenței și proprietății intelectuale, în funcție de specificul activității este posibil să fie incidende și alte acte normative.
• platforme de e-learning. Exemple de întrebări: Ce garanții ofer? Cui aparține proprietatea intelectuală? Ce se întâmplă dacă serviciul nu este mulțumitor? Este incident dreptul de retragere? Cum mă protejetez suficient de bine, respectând totuși toate drepturile utilizatorilor? 
• platforme de e-mail marketing/sms marketing. Exemple de întrebări: Răspund dacă utilizatorul face SPAM sau trimite conținut ilegal? Ce măsuri pot întreprinde pentru a determina utilizatorul să respecte legislația și pentru a mă exonera de răspundere?
• servicii de cloud. Exemplu de întrebare: Cum protejez utilizatorii și cum îmi pot minimiza răspunderea în situația unui incident?
• aplicații de programări online. Exemple de întrebări: Cine se ocupă de respectarea drepturilor în temeiul GDPR al utilizatorului final? Ce se întâmplă dacă clientul meu nu respectă drepturile utilizatorului, dar aplicația procesează datele acestuia din urmă?
• Platforme peer-to-peer (pe modelul Uber, Airbnb). Exemple de întrebări: Ce actori sunt implicați și care sunt drepturile și obligațiile fiecăruia? Care sunt riscurile platformei și cum poate minimiza platforma riscurile? 

Proiectele inovative ar trebui să țină cont de anumite întrebări-cheie precum:

• Cum respect legislația?
• Care sunt riscurile?
• Care este cea mai simplă și eficientă modalitate să respect legislația?

Conformarea cu GDPR este deosebit de importantă, dar profită de această ocazie pentru a discuta cu avocatul și despre alte probleme juridice care pot influența evoluția business-ului tău. Ar trebui să fii atent la detalii, dar nu să te pierzi în ele, ci să ai focusul potrivit pe lucrurile esențiale. Compliance-ul este o călătorie, nu o destinație. În compliance, riscul de a te pierde în detalii este foarte mare, de aceea echipa ta trebuie să își păstreze focusul pe rezultate. 

Cum respectăm legislația?

Când e vorba de sisteme informatice, primul pas pe care trebuie să îl faci este să explici și să arăți avocatului, în detaliu, cum funcționează tehnologia. Doar după ce a înțeles tehnologia, îți poate spune ce modificări sunt necesare pentru a respecta legislația. Nu poate funcționa altfel. E ca și cum ai încerca să obții autorizație de construire fără documentație. O parte de modificări vor însemna acte și documente (i.e. Termene și Condiții, Politici de confidențialitate, Contracte, Avize, Autorizații), iar altele vor ține de implementarea tehnică.

După ce se implementează tehnic și înainte de a lansa, este nevoie de o opinie finală a specialiștilor pentru a nu fi fost omis din greșeală vreun aspect esențial. Sunt convinsă că UniCredit s-a ocupat de aspectele legale, însă, din eroare sau din neglijență, CNP-urile ajungeau unde nu ar fi trebuit. Eu recomand ca în procesul de testare unui sistem informatic să fie cerută întotdeauna și opinia avocaților/consilierilor juridici. Tehnicul și juridicul trebuie să facă echipă. Nu există altă soluție.

În decembrie am ținut o prezentare la Camera de Comerț despre cum esența implementării GDPR o reprezintă comunicarea eficientă dintre IT și Juridic. Am propus cu entuziasm soluții pentru depășirea barierelor dintre tehnic și juridic și mă bucur că am anticipat bine la vremea respectivă.

Recomandări practice pentru a evita amenda

1. Cum sarcina implementării GDPR revine operatorului, recomand companiilor să adopte rezerve în privința propunerilor de genul: „Externalizează! Ne ocupăm noi de tot!”
2. Responsabilizarea echipa pentru deschidere față de schimbare și înțelegerea normelor GDPR.
3. Întocmirea procedurilor și politicilor necesare (documentația GDPR). Aș recomanda companiilor să cumpere resurse și kituri de implementare din surse de încredere.
4. Implementarea tehnică, juridică și organizatorică a procedurilor scrise.
5. Verificarea conformității cu GDPR a fiecărui proces de business și efectuarea modificărilor necesare.
6. Verificarea conformității cu GDPR a oricărui nou sistem informatic, încă din faza de proiect.
7. Dacă compania nu are resurse interne, ajutorul ar trebui cerut unui consultant GDPR cu expertiză.
8. Verificarea și actualizarea periodică a procedurilor și politicilor GDPR.
9. Companiile ar trebui să înțeleagă că GDPR nu este un dosar pe care îl inchizi într-un sertar. Procedurile scrise și implementate ieri vor trebuie actualizate la realitatea de azi. Eu aș recomanda cel puțin de două ori pe an.

Ruxandra Sava este avocat specializat în dreptul tehnologiei și al protecției datelor cu caracter personal. Ruxandra Sava deține certificarea CIPP/E. CIPP/E este prima acreditare europeană specifică profesioniștilor europeni în domeniul protecției datelor care atestă cunoștințele teoretice și practice în domeniul confidențialității și securității datelor cu caracter personal. CIPP/E atestă cunoașterea legistației europene și naționale privind protecția datelor, aspectele practice și standardele în implementarea legislației în cadrul organizațiilor, precum și fluxurile internaționale de date.

Poți intra în legătură cu Ruxandra Sava pe LinkedIn.