Supravegherea video la locul de muncă. În ce condiții este legală?

Supravegherea video la locul de muncă este un subiect intens dezbătut astăzi. Din rațiuni de securitate, numeroase companii amplasează camere video. Mulți angajați se revoltă în fața acestor sisteme de supraveghere video, considerând că le este încălcat dreptul la intimitate. Acești angajați consideră că supravegherea video la locul de muncă este o măsură de control excesiv deoarece se simt supravegheați în mod constant. În plus, este posibil ca supravegherea video la locul de muncă să creeze un mediu de lucru tensionat deoarece această supraveghere poate sugera că angajatorul nu are încredere în angajați. Pe de altă parte, prezența camerelor video poate crește nivelul de stres al angajaților, deoarece aceștia pot simți că sunt monitorizați în permanență și că fiecare acțiune și greșeală sunt înregistrate.

Cu toate acestea, chiar dacă impactul camerelor video asupra vieții private al angajaților este ridicat, angajatorii au dreptul de a-și monitoriza video angajații atunci când au un interes legitim să facă acest lucru și atunci când respectă condițiile legale prevăzute de Regulamentul GDPR și de Legea nr. 190/2018. În continuare, vom prezenta ce condiții trebuie să respecte angajații pentru ca supravegherea video la locul de muncă să fie legală.

1. Supravegherea video la locul de muncă trebuie să aibă un interes legitim

La locul de muncă, sistemele CCTV pot fi instalate dacă angajatorul urmărește un interes legitim. Siguranța angajaților și a bunurilor (prevenirea și detectarea furturilor, vandalismului, agresiunilor fizice și a altor incidente la locul de muncă) este un astfel de interes legitim. Rezolvarea disputelor și a investigațiilor este un alt exemplu de interes legitim deoarece amplasarea camerelor video poate oferi înregistrări utile în cazul unor dispute sau investigații interne. De exemplu, cu respectarea condițiilor legale, angajatorii pot folosi înregistrările video ca probe în procedurile disciplinare.

Este important de subliniat faptul că angajații nu pot monta camerele video cu unicul scop de a monitoriza sau evalua angajații. Utilizarea camerelor video pentru evaluarea comportamentului angajaților la locul de muncă este o măsură prea intruzivă și nu respectă cerințele de proporționalitate prevăzute de legislație.

Interesul legitim trebuie și documentat la nivel intern. Conform legii, amplasarea camerelor video se poate realiza doar dacă angajatorul realizează în scris o analiză a interesului legitim. Dacă ai nevoie de asistență privind întocmirea acestei documentații, poți apela la serviciile noastre GDPR sau poți utiliza un șablon construit de noi și inclus în produsul KIT GDPR Premium.

2. Angajatorii nu se pot baza pe consimțământul angajaților

Multe companii procedează greșit atunci când amplasează camerele CCTV, obținând consimțământul angajaților. Conform îndrumărilor Comitetului European pentru Protecția Datelor, consimțământul angajaților față de angajatori nu este valabil deoarece există un dezechilibru semnificativ de putere și există riscul ca acordul să nu fie liber, ci forțat. Astfel, un consimțământ al angajaților privind supravegherea video nu are forță juridică și nu poate fi un temei pentru montarea camerelor video.

 

Implementează GDPR și evită amenzile! 

 

3. Supravegherea video la locul de muncă trebuie să fie transparentă

Angajatorii trebuie să informeze în prealabil angajații cu privire la prelucrarea datelor personale prin intermediul camerelor video. Aceasta este o cerință legală peste care nicio companie care amplasează camere video nu poate trece. Informarea trebuie să fie redactată într-un limbaj clar și accesibil. Informarea trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații:

  • Identitatea operatorului: Angajatorul trebuie să furnizeze informații despre identitatea sa și datele de contact. Dacă a fost desemnat un responsabil cu protecția datelor, angajatorul trebuie să furnizeze și datele de contact ale responsabilul cu protecția datelor.
  • Scopurile prelucrării: Trebuie indicat în mod clar scopul pentru care se utilizează camerele video, cum ar fi asigurarea securității angajaților și a bunurilor, respectarea reglementărilor legale etc.
  • Baza legală a prelucrării: Angajatorul trebuie să explice care este temeiul legal pentru utilizarea camerelor video. În privința camerelor video, această bază legală este interesul legitim.
  • Perioada de păstrare a înregistrărilor: Angajatorul trebuie să specifice cât timp vor fi păstrate înregistrările video și politica de stocare a acestora. Conform legislației române, regula este aceea că perioada de păstrare nu poate fi mai mare de 30 de zile.
  • Destinatarii datelor: Trebuie indicat cu cine vor fi partajate înregistrările video, cum ar fi personalul de securitate, autoritățile competente sau alte părți implicate în investigații sau litigii.
  • Drepturile angajaților: Angajatorul trebuie să informeze angajații cu privire la drepturile lor în ceea ce privește prelucrarea datelor personale prin camere video, inclusiv dreptul de acces, dreptul de rectificare, dreptul la ștergere, dreptul de opoziție etc.
  • Informații suplimentare: În funcție de circumstanțele specifice, angajatorul poate furniza informații suplimentare relevante, cum ar fi informații despre securitatea datelor, politici interne, contactul responsabilului cu protecția datelor etc.

Dacă ai nevoie de asistență privind întocmirea notelor de informare, poți apela la serviciile noastre GDPR sau poți utiliza un șablon construit de noi și inclus în produsul KIT GDPR Premium.

4. Informarea vizitatorilor

Companiile care amplasează camere video trebuie să informeze nu doar angajații, ci și vizitatorii. Informarea vizitatorilor se realizează prin pictograme permanente, afișate în locuri vizibile, care semnalizează faptul că respectivele locuri se află sub supraveghere video.

5. Locațiile camerelor video

Camerele video nu pot fi instalate în locuri unde angajații au așteptări ridicate privind confidențialitatea, adică în toalete și vestiare, în birouri, în cabinete medicale, în zonele de relaxare (săli de mese, cafenele, spații de socializare, etc), în locurile unde se desfășoară negocieri sau discuții confidențiale.

6. Durata stocării

Durata stocării trebuie să fie limitată în timp. Conform legislației române, durata stocării nu poate fi mai mare de 30 zile. Cu toate acestea, în situațiile expres reglementate de lege sau în cazurile temeinic justificate, durata poate fi mai mare de 30 zile. În această din ultimă situație, angajatorul trebuie să fie în măsură să demonstreze că durata mai mare de 30 de zile este necesară pentru atingerea unui obiectiv specific. Această durată trebuie să fie în concordanță cu obiectivul urmărit de camerele video. Ca regulă generală, păstrarea imaginilor timp de câteva zile este suficientă, cu excepția unor circumstanțe excepționale, pentru a efectua verificările necesare în cazul unui incident și pentru permite inițierea unor eventuale proceduri disciplinare sau penale. Dacă astfel de proceduri sunt inițiate, imaginile sunt apoi extrase din dispozitiv și păstrate pe durata procedurii. Durata maximă de stocare nu poate fi stabilită doar pe baza capacității tehnice de stocare a dispozitivului. Durata de stocare se stabilește prin intermediul unei politici de retenție (stocare) a datelor cu caracter personal.

În concluzie, supravegherea video la locul de muncă poate fi legală atât timp cât se respectă toate condițiile legale și se întocmesc procedurile și politicile necesare pentru respectarea GDPR. Dacă ai nevoie de asistență în întocmirea dosarului GDPR, poți apela la serviciile noastre GDPR sau îți poți achiziționa un KIT de documente GDPR prin care să faci singur implementarea.

->> Dacă vrei să afli mai multe despre cum poți monitoriza angajații la locul de muncă fără a fi amendat pentru încălcarea Regulamentului GDPR, te invit să participi la acest webinar. Toți participanții la webinar vor primi un set de documente GDPR pentru conformarea camerelor video (note de informare, analiza interesului legitim,  politici și proceduri). Locurile sunt limitate, înscrie-te chiar azi!

ALTE ARTICOLE

Vrei să primești articolele noastre direct pe mail?

Abonează-te, e gratuit!