Probabil te-ai întrebat cel puțin o dată în viața, în calitatea ta de avocat, jurist, antreprenor sau cetățean, ce valoare juridică au documentele semnate electronic. Cum ar putea fi ele folosite în instanță în favoarea ta sau împotriva ta? Noi ne-am propus să explicăm cum funcționează semnăturile electronice, de câte tipuri sunt acestea și cum pot fi ele utilizate ca probe în instanță.
Sediul materiei
Art. 266 din Codul de procedură civilă prevede că „înscrisul pe suport informatic este admis ca probă în aceleași condiții ca înscrisul pe suport hârtie, dacă îndeplinește condițiile prevăzute de lege”. Legea la care se referă Codul de procedură civilă și care are rolul de a clarifica forța probatorie a înscrisurilor semnate electronic este Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată.
Această lege prevede trei tipuri de semnătură electronică: semnătură electronică simplă, semnătură electronică extinsă, semnătură electronică extinsă și calificată. În continuare vom oferi explicații și exemple cu privire la cele trei tipuri și forța lor probantă.
Documentele semnate electronic și semnătura electronică simplă
Legea 455/2001 definește semnătura electronică simplă drept „date în formă electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare” (art. 4 pct. 3).
Prea tehnic, prea abstract… Dar vom încerca să explicăm lucrurile într-un limbaj simplu.
Și cum altfel am putea explica lucrurile fără a porni de la câteva exemple?
Un exemplu clasic de semnătură electronică simplă este o semnătură scanată aplicată pe un document electronic. De exemplu, o semnătură în format png/jpg aplicată într-un document Word. Ulterior generării PDF-ului, se poate considera că acest document are o semnătură electronică simplă.
Un alt exemplu de semnătură electronică simplă este semnătura prin click[1] („clickwrap agreement”). Cu alte cuvinte, atunci când apeși butonul de accept la termeni și condiții, în realitate ai semnat un contract. Acel contract semnat printr-un click are forță juridică, după cum vom arăta în cele ce urmează.
Te-ar putea interesa și:
Forța probatorie a semnăturii electronice simple
Semnătura electronică simplă are forța probatorie a unui început de dovadă scrisă (art. 310 Codul de procedură civilă). Prin urmare, documentul semnat prin intermediul unei semnături electronice simple poate face dovadă în instanță doar dacă este completat cu alte mijloace de probă (art. 310 alin (2) Codul de procedură civilă). Cea mai concludentă probă este o expertiză tehnică, dar și martorii sau prezumțiile sunt la fel de utile. Probele suplimentare ar trebui să confirme identitatea persoanei, respectiv faptul că într-adevăr persoana X a semnat documentul. Dacă în privința unui document PDF dovedirea identității pare mai dificilă, în situația semnăturii prin click, dovada este mult mai ușor de făcut din moment ce furnizorul serviciului digital are acces și la alte date precum adresa IP a celui care a accesat site-ul, adresa de e-mail și, în unele cazuri, numărul de telefon. Această semnătură electronică prezintă cea mai slabă forță probatorie. Important de reținut este faptul că dacă forma scrisă a actului juridic este obligatorie ad validitatem sau ad probationem, această semnătură electronică simplă este lipsită de forță probatorie în instanță[2].
Semnătura electronică extinsă
Legea 455/2001 definește semnătura electronică extinsă drept semnătura electronică care îndeplinește în mod cumulativ următoarele patru condiții:
- a)este legată în mod unic de semnatar
- b)asigură identificarea semnatarului
- c)este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar
- d)este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă.
Cele mai cunoscute exemple pentru semnătura electronică extinsă sunt variantele oferite de DocuSign sau alte servicii digitale.
KIT GDPR Premium
Forța probatorie a semnăturii electronice extinse
Semnătura electronică extinsă necalificată are forța probatorie a unui început de dovadă scrisă (art. 310 Codul de procedură civilă). Prin urmare, documentul semnat prin intermediul unei semnături electronice simple poate face dovadă în instanță doar dacă este completat cu alte mijloace de probă (art. 310 alin (2) Codul de procedură civilă). Mai mult, potrivit art. 9 din legea nr. 455/2001, partea care invocă înaintea instanței o semnătură electronică extinsă trebuie să probeze că aceasta următoarele condiții:
a)este legată în mod unic de semnatar
b)asigură identificarea semnatarului
c)este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar
d)este legată de datele în formă electronică, la care se raportează în așa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă.
Și așa se naște o întrebare interesantă. De ce ai folosi un serviciu de tip Docusign din moment ce nu are o forță probatorie prea ridicată și trebuie să dovedești cele patru condiții? Răspunsul la această întrebare stă în tehnologia pe care o oferă aceste servicii care îți vor permite să demonstrezi îndeplinirea celorlalte condiții fără a mai fi nevoie să apelezi la alte probe precum expertiza tehnică și martorii. Cu toate acestea, chiar în situația utilizării acestui tip de semnătură pentru documentele semnate electronic, în funcție de particularitățile fiecărui caz, poate fi nevoie de a aduce probe suplimentare în fața instanței.
Important de reținut este faptul că dacă forma scrisă a actului juridic este obligatorie ad validitatem sau ad probationem, această semnătură electronică simplă este lipsită de forță probatorie în instanță[3].
Semnătura electronică extinsă calificată
Această semnătură conține un certificat digital calificat care identifică în mod unic persoana. Ea poate fi furnizată un furnizor acreditat de servicii de certificare care respectă toate condițiile impuse de Legea nr. 455/2001 sau de furnizori neacreditați. Digisign sau Alfasign sunt furnizori acreditați pentru astfel de semnături în România. Dacă furnizorul nu este acreditat, sarcina probei este mai dificilă deoarece cel care aduce un înscris semnat electronic în instanță va trebui să demonstreze că furnizorul neacreditat respectă toate condițiile prevăzute la art. 20 din lege.
Are cea mai ridicată forță probatorie, fiind asimilată înscrisului sub semnătură electronică. Spre deosebire de semnăturile indicate anterior, această semnătură are forță probatorie inclusiv în situațiile în care legea impune formă scrisă ad validitatem sau ad probationem (art. 7 Legea nr. 455/2001). Mai mult, această semnătură este prezumată a îndeplini condițiile de validitate a semnăturii. Prin urmare, spre deosebire de celelalte semnături, atunci când aduci un astfel de document în instanță, nu mai este nevoie să demonstrezi că semnătura îndeplinește cerințele de la art. 4 pct. 4.
Concluzii
Un lucru a fost clar în 2020: ne-am digitalizat. Semnăm contracte online ca să lucrăm mai productiv și ca să salvăm copaci. Dar înainte să semnăm, ar trebui să ne întrebăm dacă ce valoare va avea semnătura noastră în eventualitatea nefericită a unui litigiu. Noi am arătat că există trei tipuri de semnătură pentru documentele semnate electronic, fiecare cu avantajele și dezavantajele sale și cu o forță probatorie mai ridicată sau mai scăzută. Într-un articol viitor ne propunem să răspundem la întrebarea când devine un e-mail contract. Stay close și nu uita să te abonezi la newsletter pentru a primi articolele noastre direct pe e-mail.
***
Referințe:
[1] Bruce S. Nathan, Terence D., Electronic Signatures, Agreements & Documents; The Recipe for Enforceability and Admissibility, disponibil la următoarea adresă, link accesat 05.01.2020.
[2] Art. 7 din Legea nr. 455/2001 prevede „În cazurile în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiție de probă sau de validitate a unui act juridic, un înscris în formă electronică îndeplinește această cerință dacă i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat și generată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii”.
[3] Art. 7 din Legea nr. 455/2001 prevede „În cazurile în care, potrivit legii, forma scrisă este cerută ca o condiție de probă sau de validitate a unui act juridic, un înscris în formă electronică îndeplinește această cerință dacă i s-a încorporat, atașat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat și generată prin intermediul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii”.
[Conținutul prezentului articol nu reprezintă o consultație juridică în temeiul Legii nr. 51/1995 privind organizarea și exercitarea profesiei de avocat, iar site-ul nu își asumă răspunderea pentru conținutul publicat de autori, editori și colaboratori.]
