Înainte să vă povestesc ce anume m-a ajutat pe mine să îmi gestionez eficient timpul, o să mă prezint. Mă numesc Ruxandra Sava, sunt avocat, consultant GDPR și antreprenor. Cum arată o zi din viața mea? În medie:
- 10 ore de muncă (două ore – vorbit la telefon, patru ore – muncă efectivă în activitatea de consultanță, două ore – răspuns la mail-uri, două ore – administrare blog, mentenanță site, trimis newslettere, share pe social media etc)
- 2 ore pentru minte (citit cărți, articole, urmărit documentare);
- 1-2 ore pentru trup (la sala);
- 2-3 ore pentru suflet (ieșit în oraș, petrecut timp cu familia prietenii, scris pe blogul personal etc)
Programul de mai sus e valabil și pentru week-end. Mai puțin sala, pentru că în week-end nu sunt clase la World Class. E bine? E rău? Nu știu. Însă, de când sunt pe cont propriu (aproximativ 2 ani) și a trebuit să îmi gestionez efectiv singură timpul, am ales să mă orientez pe carieră. Cel puțin în acest moment al vieții. Am doar 27 de ani, așa că trebuie să trag tare cât am resurse. Eu sunt mulțumită. Oamenii din jurul meu îmi spun că mă mișc rapid. Nu am reușit să implementez mai mult de 20% din ideile pe care le am, restul sunt momentan în faza de proiect cu deadline-uri orientative. În doar doi ani, am reușit să:
- fondez un Cabinet de Avocatură;
- să cresc un Blog;
- să pun pe picioare un start-up;
- să am un portofoliu de clienți;
- să lansez primul KIT de implementare GDPR;
- să creez o echipă;
- să termin o carte despre GDPR. Am trimis manuscrisul la Editura Universul Juridic săptămâna trecută și probabil cartea va ieși din tipar cât de curând.
Desigur, fiind avocat, majoritatea oamenilor din jurul meu au nevoie de mine. Așa că pierd săptămânal câteva ore ajutându-mi prietenii și familia cu diverse activități juridice, în general consultanță. Însă am învățat și să spun nu. Dar ce m-a ajutat pe mine să economisesc timp?
1.Am renunțat la Scroll pe Facebook/Instagram
Da, exact. Eu nu folosesc Facebook-ul ca majoritatea oamenilor. Nu dau Scroll și nu mă uit la filmulețe cu pisici. Îl folosesc doar pentru a ține legătura cu prietenii și, uneori, clienții. Mi se pare o pierdere de timp scroll-ul. Așa că prefer că folosesc acel timp inteligent.
2. Căștile Bluetooth
În general nu îmi place să vorbesc la telefon, pentru că se pierde foarte mult timp. Însă, când mă plimb prin oraș, conduc sau fac curat, am cu siguranță căștile în urechi pentru a vorbi cu clienții, prietenii, familia.
3. Folosesc inteligent mail-ul
Recunosc că am avut perioade în viață în care răspundeam de 20 de ori pe zi la mail-uri, pe măsură ce intrau. Dar am observat că această abordare mă întrerupea din activitățile mele când îmi era lumea mai dragă. Așa că acum intru pe mail de două ori pe zi: dimineața și seara – atunci răspund la tot ce primesc. Dar chiar și așa, se pierd în medie 2 ore. Dacă e urgent, oamenii mă găsesc la telefon sau pe Whatsapp.
4. Am notificările oprite
Am notificările oprite de la toate aplicațiile, mai puțin Whatsapp. Recunosc că intru constant să verific și celelalte canale de comunicare, însă prefer să nu fiu deranjată pentru lucruri care nu prezintă importanță. Uneori când verific Facebook-ul, am peste 20 de mesaje și atunci aleg să le prioritizez cumva. Dacă aș sta să răspund la toate mesajele, aș face doar asta…
5. Merg la sala
Aici e partea mea preferată. M-am apucat de sala acum un an și m-am dus nu pentru a slăbi, ci pentru a consuma cumva energia negativă. Am crezut că o să pierd timpul, însă efectul a fost invers: m-am încărcat cu energie. Eu mă duc la clase de intensitate medie spre maximă (Cycling, Body Pump, C-Core), iar când mă întorc am energie pentru a finaliza task-urile. Înainte să ajung la sala mi se pare că munca efectivă la PC este grea, însă după două ore cu ritm cardiac de 150, să lucrez la PC pare mult mai ușor. Probabil așa am învățat să am răbdare și să văd că rezultatele vin în timp și nu forțând lucrurile. Așa am învățat să îmi cunosc limitele și le depășesc.
6. Aleg oamenii care pun valoare pe timp
Când vine vorba de colaboratori, angajați, parteneri, pentru mine contează rapiditatea. Acum șase luni am scris niște termeni și condiții pentru un magazin online și zilele trecute mi-a scris clientul să mă întrebe dacă a pus bine documentația pe site. Mi-a zis că firma care a construit site-ul a întârziat șase luni. Când am văzut site-ul, am realizat că eu pot să îl construiesc în maxim 3 ore. A trebuit să învăț pentru a nu aștepta. Eu prefer să urmăresc un tutorial și să îmi implementez singură un modul pe site, decât să aștept săptămâni după profesioniști. Acum am o echipă și lucrurile merg în direcția cea bună. De aceea am scos și KIT-ul de implementare. După ce am muncit la el aproape un an, am zis că nu are rost să piardă și alte companii timpul scriind proceduri și politici de la 0. Un client care mi-a cumpărat KIT-ul mi-a spus că a plătit aproximativ 7.000 euro la un consultant ca să îi scrie procedurile, însă nu a primit mare lucru. Așa că a ales să economisească atât bani, cât și timp și a apelat la soluția mea inteligentă. Interesant e că majoritatea plătesc de 10 ori mai mult consultanți să le livreze șabloanele mele din KIT. Da, au cumpărat kitul zeci de firme de consultanță și, deși au primit o singură licență de utilizare, am aflat că transmit documentele către clienții lor. 🙂
7. Lucrez de la distanță
Am lucrat doi ani din viață la o societate de avocatură. Pierdem, în medie, 3 ore pe zi. Acum lucrez de la distanță. Mă văd ocazional cu clienții și colaboratori. Cam o dată pe lună. Însă, am grijă să pun cel puțin 3 întâlniri într-o zi. Nu aș vrea să pierd o zi întreagă pentru o singură întâlnire…
8. Am un to-do bine organizat
Eu folosesc aplicația to-do de la Microsoft. E cea mai utilă și am to-do-urile zilnice, săptămânale și lunare. În fiecare zi, știu ce am de făcut. De la 5 taskuri până la 20. Depinde. Dimineața, atunci când sunt odihnită, încep cu task-ul cel mai complicat și îi rezerv un anumit număr de ore.
9. Semnătura electronică
Îmi amintesc de vremurile în care trebuia să printez, semnez, scanez contracte. Acum e mult mai simplu. Mi-am achiziționat semnătură electronică de la AlfaSign și semnez orice document în maxim 30 de secunde. Trimit inclusiv acte către instanță semnate digital: delegații, adrese, întâmpinări, răspunsuri la întâmpinări și nu am întâmpinat niciodată probleme.
10. Tehnologia
Fac uz de tehnologie pentru a economisi timp:
- Cloud – ca să am acces la fișiere de oriunde și de pe orice dispozitiv;
- 90% din cumpărături sunt online;
- Folosesc Uber pentru a mă deplasa rapid prin București atunci când nu merg cu mașina;
- Folosesc aplicații de team management;
- Programez e-mailuri.
- Folosesc Smartbill pentru a emite facturi în timp record.
- Comand mâncare de pe foodpanda;
- Nu mă înțeleg cu Waze, dar folosesc Google Maps întotdeauna pentru a găsi cel mai rapid drum.
- etc.
11. Am învățat să spun nu.
E greu să spui nu, dar sănătos. Pentru că altfel vei ajunge cu sute de proiecte fără a putea să le finalizezi vreodată. Iar oamenii merită sinceritate. Dacă nu îi poți ajuta, ar trebui să nu îți fie greu să spui nu odată ce vei realiza că timpul tău valorează. Dacă persoanei îi ia 0 oră să caute pe internet pentru a afla răspunsul, iar ție îți ia 5 minute să îi explici, nu înseamnă că ar trebui să faci tu munca. Eu am învățat să prioritizez lucrurile în funcție de criteriile mele și la ce nu se află pe agendă, voi spune nu fără probleme.
Cu siguranță mai sunt și alte lucruri care mă ajută să economisesc timp, dar pe care nu mi le amintesc acum. Propun să facem schimb de experiență. Pe tine ce te ajută să îți organizezi eficient timpul? Scrie-ne în comentarii mai jos 🙂
