Principiul exactității datelor este unul dintre cele mai importante principii prevăzute de RGPD.

Acest principiu se află în strânsă legătură cu dreptul la rectificarea datelor, care le oferă persoanelor vizate posibilitatea de a rectifica datele personale incorecte.

Ce reprezintă principiul exactității datelor?

Articolul 5 alineatul (1) litera (d) din GDPR prevede:

„Datele cu caracter personal sunt:

(d) exacte și, dacă este necesar, actualizate; trebuie luate toate măsurile necesare ca datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, să fie șterse sau rectificate fără întârziere”

În practică, aceasta înseamnă că trebuie:

• să luați măsuri rezonabile pentru a asigura corectitudinea datelor personale;
• să asigurați că sursa și natura datelor cu caracter personal sunt clare;
• să analizați cu atenție orice atenționări legate de corectitudinea informațiilor; și
• să verificați dacă este necesar să actualizați periodic informațiile.

Când sunt datele cu caracter personal “corecte” sau “incorecte”?

GDPR nu definește cuvântul “corect”. Însă, Data Protection Act 2018 spune că “inexact” înseamnă “incorect sau înșelător referitor la orice problemă de fapt”. De obicei, în practică este evident atunci când datele personale sunt corecte.

Este nevoie ca datele să fie actualizate în permanență?

Acest lucru depinde de scopul pentru care le utilizați. Dacă utilizați datele pentru un scop care implică și actualitatea acestora, atunci trebuie să le actualizați. De exemplu, trebuie să actualizați raportul de salarizare a angajaților atunci când există o creștere a salariilor. Într-o situație similară, trebuie să actualizați înregistrările cu schimbările de adrese ale clienților, astfel încât produsele să fie livrate în locația corectă.

În alte situații, poate fi evident faptul că nu este nevoie de o actualizare.

Ce măsuri trebuie să luăm pentru a asigura exactitatea?

În cazul în care utilizați resurse proprii pentru a compila datele personale ale unei persoane vizate, atunci trebuie să verificați dacă informațiile sunt corecte. Trebuie să depuneți un efort suplimentar dacă informațiile respective ar putea avea implicații semnificative pentru persoana vizată. Pentru a fi sigur că înregistrările dvs. nu sunt inexacte sau înșelătoare, trebuie să:

• înregistrați cu precizie informațiile furnizate;
• înregistrați cu precizie sursa informațiilor;
• luați măsuri rezonabile pentru a asigura corectitudinea informațiilor; și
• examinați orice atenționări legate de exactitatea informațiilor.

Ce trebuie să facem dacă o persoană contestă exactitatea datelor cu caracter personal?

Dacă se întâmplă acest lucru, trebuie să verificați dacă informațiile sunt corecte și dacă nu sunt, trebuie să le ștergeți sau să le corectați. Nu uitați că persoanele vizate au dreptul absolut de a rectifica datele personale incorecte.

Persoanele vizate nu au dreptul de a șterge datele doar pentru că sunt inexacte. Cu toate acestea, principiul exactității vă cere să luați toate măsurile rezonabile pentru a șterge sau rectifica datele incorecte, fără întârziere.