Ce trebuie să știm?
- GDPR indică acest temei dacă trebuie să prelucrați datele personale atunci când trebuie să îndepliniți obligații contractuale față de o persoană fizică sau pentru că aceasta a solicitat să luați anumite măsuri precontractuale (de exemplu, să faceți o ofertă).
- Prelucrarea trebuie să fie necesară. Dacă puteți obține în mod rezonabil ceea ce doriți fără a prelucra datele personale, acest temei nu se poate aplica.
- Trebuie să documentați decizia dvs. de a vă baza pe contract și să puteți justifica raționamentul.
Ce spune GDPR?
Articolul 6 alineatul (1) litera (b) indică un temei pentru prelucrare în cazul în care:
“Prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a lua măsuri premergătoare contractului, la cererea persoanei vizate”
Când se aplică temeiul contractului?
- atunci când aveți un contract cu persoana vizată și trebuie să îi prelucrați datele personale pentru a executa obligațiile contrctuale.
- nu ați încheiat încă un contract cu persoana vizată, dar v-a cerut să luați o măsură precontractuală și trebuie să îi prelucrați datele personale pentru face acest lucru.
- Nu se aplică dacă trebuie să prelucrați datele unei persoane și contractul este încheiat cu altcineva.
- Nu se aplică dacă luați măsuri precontractuale din proprie inițiativă sau la cererea unui terț.
Exemplu
O persoană care dorește să încheie asigurarea unei mașini solicită o ofertă. Asigurătorul trebuie să prelucreze anumite date pentru a pregăti oferta, cum ar fi marca și vechimea mașinii.
În acest context, un contract nu trebuie să fie un document formal semnat sau chiar în formă scrisă, atât timp cât există un acord care îndeplinește cerințele dreptului contractual. Acest lucru înseamnă că termenii au fost oferiți și acceptați și există un element de schimb (poate fi vorba despre orice bun evaluabil).
Când este prelucrarea necesară pentru un contract?
A fi “necesară” nu înseamnă că prelucrarea trebuie să fie esențială pentru realizarea unei activități contractuale sau pentru luarea unor măsuri precontractuale, însă acest temei nu se aplică dacă există alternative rezonabile și mai puțin intruzive.
Prelucrarea trebuie să fie necesară pentru a vă îndeplini partea dvs. de contract. În cazul în care prelucrarea este necesară numai pentru a vă menține modelul de afaceri, acest temei nu va fi aplicabil și ar trebui să alegeți un alt temei, cum ar fi interesul legitim.
Ce altceva ar trebui să avem în vedere?
- Dacă prelucrarea este necesară pentru un încheierea unui contract cu persoana fizică, atunci este considerată legală și nu trebuie să obțineți consimțământul separat.
- Dacă prelucrarea unor categorii speciale de date este necesară pentru contract, trebuie să îndepliniți și o altă condiție pentru prelucrarea acestora.
- În cazul în care contractul este încheiat cu un copil cu vârsta sub 18 ani, trebuie să stabiliți dacă are competența de a încheia un contract. Dacă aveți îndoieli, vă recomandăm să alegeți un temei alternativ, cum ar fi interesul legitim, care vă poate ajuta să demonstrați că drepturile și interesele copilului sunt protejate corespunzător.
- Dacă prelucrarea nu este necesară pentru contract, trebuie să alegeți un alt temei, cum ar fi interesul legitim sau consimțământul. Rețineți că, dacă doriți să vă bazați pe consimțământ, nu veți putea, în general, să considerați prelucrarea o condiție a contractului.
- Dacă prelucrați pe baza contractului, dreptul persoanei vizate la opoziție și dreptul de a nu fi supus la o decizie bazată exclusiv pe prelucrarea automată, nu se vor aplica. Cu toate acestea, va avea dreptul la portabilitatea datelor.
Amintiți-vă să comunicați decizia că prelucrarea este necesară pentru contract și includeți informații despre scop și temei în notificarea dvs. de confidențialitate.
