Ce este dreptul de acces la date și cum se răspunde la o solicitare de acces?

În peisajul actual al protecției datelor, Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) marchează un punct de cotitură în modul în care organizațiile gestionează datele cu caracter personal și răspund la dreptul de acces la date al persoanelor fizice. Printre drepturile pe care GDPR le acordă individului, dreptul de acces ocupă un rol central, oferind persoanelor fizice posibilitatea de a înțelege și de a controla modul cum sunt utilizate datele lor personale. Acest articol explorează dreptul de acces din perspectiva organizațiilor, aruncând lumină asupra procedurilor necesare, provocărilor întâmpinate și soluțiilor pentru o gestionare eficientă și sigură a acestor cereri.

Ce este dreptul de acces?

Dreptul de acces oferă persoanelor fizice transparență asupra modului în care sunt prelucrate datele cu caracter personal. Acest drept nu numai că permite persoanei fizice să solicite confirmarea prezenței datelor personale prelucrate de o organizație, dar  permite persoanei fizice și să obțină acces la datele respective și la informații suplimentare despre prelucrarea datelor, inclusiv scopul prelucrării, categoriile de date personale colectate, destinatarii cărora le sunt dezvăluite datele, și, dacă e posibil, perioada pentru care se preconizează că vor fi stocate datele personale. În esență, dreptul de acces servește ca o verificare a transparenței, permițând persoanelor fizice vizate să înțeleagă mai bine cum sunt utilizate informațiile lor și să exercite control asupra acestora. Este un instrument vital pentru consolidarea încrederii între persoanele vizate și organizațiile care le prelucrează datele, jucând un rol central în protejarea intimității și a libertăților fundamentale în era digitală.

 

Te-ar putea interesa și: 

 

Procedura de Răspuns la Cererile de Acces

1. Primirea și Înregistrarea Solicitării

Când o cerere de acces este primită, primul pas este înregistrarea acesteia într-un sistem centralizat. Acest lucru ajută organizația să urmărească cererea și să asigure un răspuns în timp util.

2. Verificarea Identității Solicitantului

O etapă critică este verificarea identității solicitantului pentru a preveni divulgarea datelor către persoane neautorizate. Metodele variază de la solicitarea de documente oficiale, utilizarea întrebărilor de securitate, până la metode mai avansate precum autentificarea multi-factor sau întâlniri față în față sau web.

3. Procesarea Solicitării

Odată confirmată identitatea, organizația are la dispoziție până la o lună pentru a răspunde solicitării. Acest proces implică colectarea datelor respective, verificarea lor și pregătirea răspunsului. În cazuri temeinic justificate, organizația poate extinde termenul cu încă două luni.

4. Furnizarea Răspunsului și a Informațiilor în Mod Sigur

Punctul culminant al procesului este furnizarea informațiilor solicitate într-un mod sigur, care protejează atât integritatea datelor, cât și confidențialitatea persoanei vizate. Acest lucru implică criptarea transmisiilor de date, utilizarea platformelor securizate de partajare a datelor și asigurarea că solicitantul dispune de măsuri de securitate adecvate pentru a proteja datele odată primite.

Atunci când o persoană exercită dreptul de acces conform articolului 15 din GDPR, este esențial ca organizația să furnizeze un răspuns detaliat, în scris, care să acopere toate aspectele cerute de solicitant. Acest răspuns trebuie să includă nu doar confirmarea faptului că organizația prelucrează datele personale ale solicitantului, dar și o serie de informații detaliate care să ofere o imagine completă a prelucrării acestor date.

În primul rând, solicitantul trebuie informat despre scopurile prelucrării, adică motivele specifice pentru care sunt colectate și utilizate datele personale. Aceasta oferă claritate asupra intenției organizației și asigură persoana vizată că informațiile sale sunt utilizate într-un mod transparent și legitim.

 

 

Implementează GDPR și evită amenzile! 

 

În continuare, este necesar să se ofere detalii despre categoriile de date personale prelucrate. Acest lucru arată diversitatea informațiilor colectate și modul în care acestea se raportează la scopul prelucrării, oferind o viziune de ansamblu asupra tipurilor de date pe care organizația le deține despre solicitant.

Un alt element cheie care trebuie inclus în răspuns este informația despre destinatarii cărora le-au fost sau le vor fi dezvăluite datele personale. Aceasta include orice terțe părți care au acces la date, fie că sunt furnizori de servicii, parteneri sau autorități guvernamentale, asigurând subiectul de date că informațiile sale sunt împărtășite în mod responsabil.

Organizația trebuie, de asemenea, să furnizeze informații privind transferurile de date personale către o țară terță sau o organizație internațională. Aceasta include detalii despre măsurile de protecție adoptate pentru a asigura siguranța datelor în cursul acestor transferuri internaționale.

Solicitării trebuie să i se atașeze și durata pentru care se preconizează că datele personale vor fi stocate sau, dacă acest lucru nu este posibil, criteriile utilizate pentru stabilirea acestei perioade. Acest aspect oferă transparență în ceea ce privește retenția datelor și asigură subiectul de date că informațiile sale nu sunt păstrate mai mult decât este necesar.

Mai mult, răspunsul trebuie să informeze solicitantul despre drepturile sale suplimentare sub GDPR, inclusiv dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor personale, restricționarea prelucrării sau dreptul de a se opune prelucrării. De asemenea, trebuie menționat dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere și existența proceselor automate de luare a deciziilor, inclusiv profilarea, dacă acestea sunt aplicate.

Prin furnizarea unui răspuns complet și detaliat, organizația nu doar că își îndeplinește obligațiile legale sub GDPR, dar demonstrează și un angajament față de transparență și respectarea drepturilor individuale privind protecția datelor.

În final, este important de menționat că, în conformitate cu jurisprudența recentă a Curții de Justiție, pentru a avea o imagine completă asupra prelucrării datelor cu caracter personal, solicitantul are dreptul să primească și alte informații privind prelucrarea datelor, chiar dacă nu sunt expres stipulate de GDPR.

–>> Pentru asistență juridică privind răspunsurile la cererile de acces, mă puteți contacta la adresa de e-mail av.ruxandra.sava@gmail.com.

 

ALTE ARTICOLE

Vrei să primești articolele noastre direct pe mail?

Abonează-te, e gratuit!