Capturile de ecran, monitorizarea video la locul de muncă și GDPR

În scopul formării personalului sau al evaluării acestuia, angajatorii înregistrează istoricul „acțiunilor informatice” ale angajaților lor din timpul conversațiilor telefonice cu clienții, cu prestatorii sau cu alți interlocutori. Ce reguli trebuie respectate?

Corelarea acțiunilor informatice cu conversațiile telefonice constă în înregistrarea imaginii care apare pe ecranul calculatorului angajatului, sub forma unor capturi de ecran sau a unui video, în paralel cu înregistrarea conversațiilor telefonice.

Totuși, recurgerea la acest dispozitiv poate să conducă la supravegherea angajaților sau la captarea unor elemente de natură privată (e-mailurile personale, conversațiile din mesageria instantanee sau parole confidențiale). Acest lucru este deosebit de invaziv și, în consecință, strict reglementat.

Înregistrarea conversațiilor telefonice și capturile de ecran

În principiu, nu poate să existe o captură de ecran corelată cu înregistrarea conversațiilor telefonice. 

Captura de ecran este o fotografie a ecranului calculatorului, realizată la un moment T.

Oricare ar fi scopul urmărit, o captură de ecran este susceptibilă să nu fie nici pertinentă, nici proporționată deoarece este vorba despre o imagine fixă a unei acțiuni izolate a angajatului care nu reflectă în mod fidel activitatea sa.

Înregistrarea conversațiilor telefonice și înregistrarea video a ecranului

În anumite condiții, poate să existe o corelare între înregistrarea conversațiilor telefonice și înregistrarea video a ecranului.

Înregistrarea video a ecranului permite urmărirea fără întrerupere a acțiunilor efectuate de către angajat pe stația sa de lucru. Contrar capturii de ecran, în acest caz este vorba despre un film care poate reflecta, într-un mod mult mai fidel, acțiunile angajatului.

Te-ar putea interesa și alte articole despre GDPR la locul de muncă:

• GDPR CCTV. Supravegherea video a angajatului. În ce condiții o putem realiza?
• Monitorizarea CCTV și GDPR. Conditii privind informarea angajatilor
• GDPR. În ce condiții putem accesa e-mailul unui fost angajat?
• GDPR. Pot solicita angajatului cazierul judiciar? #legaluprăspunde
• Mă pot baza pe interes legitim pentru a urmări activitatea online a angajatului?
• GDPR. Cum procedez dacă angajatul nu dorește să semneze nota de informare?
• 6 lucruri pe care trebuie sa le știe orice angajator despre GDPR
• Pot concedia angajatul care folosește Facebook la serviciu? Ce spune CEDO?

Recurgerea la înregistrarea video a ecranelor, corelată cu înregistrarea conversațiilor într-un cadru profesional, poate fi proporționată atunci când este utilizată în singurul scop de a forma personalul și sub rezerva asigurării efective a următoarelor garanții:

• angajații sunt informați despre această înregistrare;
• înregistrarea video este limitată la fereastra/ferestrele aplicației de serviciu care face obiectul formării;
• dispozitivul nu este activ decât în timpul unui apel telefonic: înregistrarea video se declanșează la începerea conversației telefonice și încetează la terminarea ei.
• acest dispozitiv nu trebuie să privească decât persoanele care justifică o nevoie reală de formare pe o aplicație de serviciu sau un program informatic (persoane fără experiență sau debutante). Volumul înregistrării trebuie să fie, de asemenea, proporționat nevoii de formare și strict limitat la capacitatea de analiză a acestor înregistrări în scopul formării (este recomandat să nu se înregistreze zeci de apeluri dacă analiza nu vizează în final decât câteva dintre acestea);
• angajații nu pot fi formați decât pe baza propriilor lor înregistrări video, cu excepția cazului în care celelalte înregistrări video sunt anonimizate;
• accesul la înregistrări este limitat doar la persoanele autorizate și trebuie instituită o trasabilitate a accesului (dispozitiv de înregistrare);
• trebuie puse în aplicare toate garanțiile specifice aplicabile înregistrărilor conversațiilor telefonice (cu titlu de exemplu, o linie telefonică dedicată reprezentanților personalului).

De reținut

Având în vedere impactul și riscurile deturnării și supravegherii asociate cu aceste dispozitive, corelarea înregistrărilor telefonice cu imaginea (captură de ecran sau video) acțiunilor angajatului este disproporționată atunci când este utilizată în alte scopuri decât formarea, cum ar fi evaluarea personalului, lupta împotriva fraudei interne etc. Angajatorul trebuie, în consecință, să utilizeze mijloace alternative pentru acest tip de dispozitiv.